Bill Surrendered được gọi là vận đơn Điện giao hàng hay là một vận đơn Xuất trình để thuận tiện cho người gởi hàng và người nhận hàng trong việc giải phóng hàng. Bill Surrendered cho phép người nhận hàng lấy hàng mà không cần xuất trình bộ Bill Original. Khái niệm Surrendered B/L đi kèm với khái niệm điện giao hàng (Telex Release)
Khi nào sử dụng Bill Surrendered?
Bill Surrendered loading phát sinh khi đã phát hành Bill gốc (Original) cho shipper và hình thức này chỉ áp dụng cho Bill đích danh (Straight Bill).
Thông thường, hàng hóa sẽ được giao khi chủ hàng xuất trình 1 Bill gốc (ký hậu, nếu có) và thanh toán các chi phí liên quan cho hãng tàu tại điểm đến. Vì một số lý do như thời gian hành trình vận chuyển ngắn nên việc chuẩn bị chứng từ không kịp hoặc do thỏa thuận cuối cùng giữa người mua và người bán về việc nhận hàng thuận lợi tại cảng đến không cần xuất trình Bill gốc, chủ hàng có thể yêu cầu các hãng tàu giao hàng tại cảng đến không cần Bill sau khi đã xuất trình bộ Bill gốc tại bất kỳ văn phòng nào của hãng tàu ngoài cảng đến (thường là cảng xếp hàng) và thanh toán mọi chi phí liên quan. Văn phòng của hãng tàu tại nơi nhận Bill gốc sẽ gởi xác nhận việc thực hiện này cùng với chi tiết lô hàng cho văn phòng của hãng tàu tại cảng đến. Như vậy Bill gốc đã được surrendered.
Nếu Bill gốc đã được phát hành thì phải trả lại bill gốc thì mới được Surendered thì quy trình làm Surrendred bill sẽ như thế này:
- Đem bộ bill gốc gồm 3 bản chính đến hãng tàu trả lại hãng tàu.
- Đóng phí Surrendred Bill cho hãng tàu
- Hãng tàu thực hiện huỷ bộ bill gốc và in bộ bill khác giống như bản copy rồi đóng dấu có chữ SURRENDRED in đậm thường màu xanh hoặc màu đỏ.
- Hệ thống hãng tàu tại Việt Nam (nơi gởi) sẽ gọi điện telex release (nơi nhận) giải phóng hàng cho người nhận.
- Sau đó bạn gởi bản Surrendred Bill cho người người nhập khẩu. Bộ bill surrendred nội dung chẳng khác gì so với bill gốc cả, chỉ khác là không có chữ ký Original từ hãng tàu. Bạn có thể tưởng tượng như 3 bản copy đóng dấu SURRENDRED lên
Trong trường hợp B/L gốc chưa được phát hành, chủ hàng sẽ ghi chú “Surrendered B/L“ khi gởi chi tiết làm B/L cho hãng tàu tại cảng đi và việc thông báo từ hãng tàu cho văn phòng tại cảng đến cũng giống như đã nêu trên. Surrendered B/L linh hoạt vì thủ tục nhanh, bản email/fax cũng nhận được hàng. Người nào có surrender bill coi như người đó có quyền nhận hàng hóa. Vì vậy chỉ áp dụng khi thật sự cần hàng gấp, bên bán và bên mua thực sự tin tưởng nhau.
Lý do vì sao chủ hàng (shipper) sử dụng Surrendered B/L:
- Người gửi hàng (shipper) và người nhận hàng (consignee) có mối quan hệ tốt, có thể là các chi nhánh của nhau nên không cần phải sử dụng B/L gốc.
- Một vài trường hợp người gửi hàng (shipper) không gửi B/L gốc kịp cho người nhận hàng (consignee) trong khi hàng hóa đã đến cảng dỡ hàng thì họ sẽ yêu cầu hãng tàu hay công ty giao nhận làm Telex release để tránh các chi phí phát sinh.
Khi yêu cầu làm Surrendered B/L thì phát sinh chi phí, thường gọi là Telex Fee mà hãng tàu hay công ty giao nhận thu lại chủ hàng (shipper) khi họ yêu cầu.